Vaikeassa tilanteessa talouden reaaliaikainen seuraaminen
korostuu. Nyt jos koskaan pilvipalveluna toimiva taloushallinnon ohjelmisto on
kullanarvoinen yritykselle, koska kassavirran seuraaminen ja ennustaminen sekä
jatkuva reaaliaikainen näkymä taloustilanteeseen ovat pärjäämisen edellytys.
Pilvipalveluna toimivan sähköisen taloushallinnon
ohjelmiston avulla myyntilaskut, ostolaskut, kirjanpito sekä palkanlaskenta
voidaan hoitaa internetin välityksellä reaaliaikaisesti, vaivattomasti ja aikaa
säästäen.
Sähköinen
taloushallinto auttaa tehostamaan yrityksen toimintaa monella eri tasolla. Joustava
yhteiskäyttö tilitoimiston kanssa on yksi niistä. Sähköisen taloushallinnon
avulla voidaan jättää pois monia päällekkäisiä työvaiheita, jolloin aikaa jää
enemmän yrityksen ydinosaamiseen eikä resursseja haaskata aika vieviin
rutiinihommiin. Myös tietojen
etsiminen onnistuu paljon nopeammin, kun materiaalit ovat sähköisessä muodossa.
Sähköisessä
taloushallinnossa näkee helposti, kuinka paljon rahaa on mennyt, paljonko sitä
on tulossa ja keneltä ilman että tarvitsisi kirjautua erikseen verkkopankkiin
nähdäkseen tilitapahtumat.
Kaikki on
reaaliaikaista ja päivitettävää. Raportteja ei enää tarvitse odotella, vaan ne
voi hakea nopeasti suoraan ohjelmistosta – voi ennustaa tulevaisuutta
menneeseen katsomisen sijasta.
Käteis- ja
pankkikorttikuitit voi tallentaa muutamalla näpäytyksellä älypuhelinsovelluksen
avulla – ei enää kadonneita kuitteja.
Sähköiset
taloushallinto-ohjelmistot toimivat pilvipalveluna, joten päivitykset hoituvat
automaattisesti. Ohjelmistoasennuksia tai lisenssi- ja palvelininvestointeja ei
tarvita.
Kirjaukset
siirtyvät sähköisesti vaiheesta toiseen ja manuaalinen työskentely vähenee,
mikä puolestaan pienentää virheiden syntymisen riskiä.
Ostolaskujen käsittely
Ostolaskujen käsittely on yksi taloushallinnon hankalimmista
ja työläimmistä prosesseista, joka syö yllättävän määrän resursseja.
Ostolaskujen käsittelyyn kuuluu perinteisesti monta
vaihetta: lasku avataan, näpytellään verkkopankissa maksuun, mapitetaan ja
siirretään lopulta tilitoimistoon käsiteltäväksi.
Perinteinen ostolaskuprosessi tuo mukanaan lukuisia
ongelmia, joista yksi on hitaus. Laskut näkyvät kirjanpidossa viiveellä,
jolloin yrityksen todellista taloustilannetta on vaikea hahmottaa. Lasku voi
myös hävitä matkalla ja jäädä vahingossa maksamatta.
Sähköisessä taloushallinnossa verkkolaskut saapuvat
ohjelmistoon ja ne voi parilla klikkauksella hyväksyä ja siirtää maksuun missä
ja milloin vain.
Jos laskuttaja ei pysty lähettämään verkkolaskuja,
ostolaskut ohjataan erilliseen postilokero-osoitteeseen tai
sähköpostiosoitteeseen, josta tulostuspalvelu skannaa ne ja siirtää
ohjelmistoon.
Myyntilaskujen sähköinen lähettäminen
Perinteisessä toimintamallissa myyntilaskut laaditaan
laskupohjaa tai laskutusohjelmaa käyttäen. Tämän jälkeen lasku tulostetaan ja
lähetetään asiakkaalle joko postitse tai sähköpostitse. Jos lasku lähetetään
paperilaskuna, se on laitettava kirjekuoreen ja vietävä postiin. Lisäksi myyntilaskuista
tulostetaan vielä kopio tilitoimistoon toimitettavaksi.
Sähköisessä taloushallinnossa laskun voi luoda ja lähettää
valitsemallaan tavalla; verkkolaskuna, sähköpostitse tai postitse. Ohjelmisto
hoitaa verkkolaskujen lähetyksen operaattorin kautta ja paperilaskujen tulostus-
ja postituspalvelun kautta.
Kannattaa myös muistaa 1.4.2020 voimaan astunut
verkkolaskulaki. Se tarkoittaa, että yrityksellä tulee olla valmius lähettää
laskut verkkolaskuina jos asiakkaina on yrityksiä, kuntia tai Suomen valtio.
Laskun vastaanottajalla on oikeus jättää
maksamatta laskut, jotka tulevat paperisena tai PDF-muodossa, jos he ovat
ilmoittaneet vastaanottavansa vain verkkolaskuja.
Miten hoitaa paperikuitit kirjanpitoon?
Kuittien ja tositteiden säilyttämiseen sekä jatkokäsittelyyn
liittyvät toistuvat haasteet ovat yrittäjälle tuttua arkea. Käteis- ja
pankkikorttikuitteja kerätään mappiin tai kirjekuoreen ja toimitetaan
tilitoimistolle kerran kuukaudessa. Joskus kuitteja on säilytetty pitempäänkin
lompakossa, jossa ne ovat rypistyneet ja haalistuneet.
Käyttämällä älypuhelinta ja kuittiskannaussovellusta voi
kuitit kuvata ja lähettää sähköisen taloushallinnon ohjelmistoon heti ostoksen
tehtyä. Näin kuitit ovat heti tallessa tilitoimiston käsiteltäväksi eivätkä ne
pääse katoamaan.
Kirjanpidon ajantasaisuus
Paperisessa kirjanpitomenetelmässä paperiset tositteet ja
tiliotteet täytyy toimittaa tilitoimistolle täydellisenä, järjestyksessä ja
ajallaan. Pelkästään tähän valmisteluprosessiin voi kulua huomattava määrä
aikaa. Tilitoimistossa materiaali tiliöidään ja kirjataan tilitoimiston
käyttämään järjestelmään. Mikäli tietoja puuttuu, esimerkiksi jotakin kuittia
ei löydy, tilitoimisto pyytää näitä vielä jälkikäteen. Lopuksi tilitoimisto
tulostaa ja toimittaa yrittäjälle kausi-ilmoitukset, tuloslaskelmat ja taseet.
Näin yrittäjän saamat raportit ovat ainakin kuukauden vanhaa tietoa.
Sähköisessä taloushallinnossa kirjanpito muodostuu kaikista
tositteista automaattisesti. Näin yrityksesi taloustilanne on koko ajan
tasalla. Näet helposti kuinka paljon rahaa on mennyt, paljonko sitä on tulossa
ja keneltä. Kirjanpito on reaaliaikaista. Raportteja ei tarvitse odotella, vaan
ne voi hakea nopeasti suoraan ohjelmistosta.
Mihin kirjanpitäjää tarvitaan?
Kun sähköisessä taloushallinnossa kirjanpito muodostuu
kaikista tositteista automaattisesti niin mihin sitä kirjanpitäjää enää
tarvitaan?
Kirjanpitäjä luo prosessien automatisoinnin ohjelmistoon oletusasetusten
avulla. Automatisointi vaatii laajaa tietämystä kirjanpitolaista,
arvonlisäverolaista sekä elinkeinoverolaista. Lisäksi aina on kertaluonteisia
tapahtumia, joita ei pysty ennakoimaan. Esimerkiksi silloin kun asiakas maksaa
laskunsa ilman viitettä.
Ja tietenkin tilinpäätös ja veroilmoitus on myös laadittava
vuosittain.
Kun manuaalinen tositteiden tallennustyö jää tilitoimistolta
pois, se vapauttaa kirjanpitäjän tietotaidon ja liiketoimintaosaamisen yrittäjän
käyttöön. Tällöin kirjanpitäjä voi olla kokonaisvaltainen kumppani
tuloksellisessa liiketoiminnassa; tulkita yrityksen tilannetta talousdatan
perusteella, kertoa mitä lukuja kannattaa seurata ja miten raportteja ja
poikkeamia tulkitaan.
Onko sähköisen taloushallinto –ohjelman käyttäminen vaikeaa?
Jos yrittäjä pystyy hoitamaan talousasioita verkkopankissa,
pystyy varmasti hoitamaan yrityksensä talousasioita siihen tarkoitetussa
ohjelmistossakin. Käyttäminen ei edellytä it-alan erityisosaamista eikä
kirjanpidon täydellistä hallintaa.
Olen Procountor sähköinen taloushallinto –ohjelmiston
sertifioitu osaaja. Ohjelmistoa olen käyttänyt vuodesta 2013 lähtien. Tiedän,
että joitakin yrittäjiä jännittää siirtyminen sähköiseen ohjelmistoon ja siksi
tarjoan Procountorin käyttöönottoa avaimet käteen –periaatteella. Käyttöönottopakettiin
sisältyy koulutus ja opastus ohjelman käyttämiseen.
Useimmiten alkuponnistus on pelättyä pienempi ja siirtyminen
sähköiseen taloushallintoon onnistuu ammattitaitoisella tuella nopeasti ja
kivuttomasti.
Kokemukseni mukaan yrittäjät harmittelevat sähköiseen
taloushallintoon siirtymisessä eniten sitä, ettei sitä tehty aiemmin.