Mitä hyötyä on sähköisestä taloushallinnosta?

Vaikeassa tilanteessa talouden reaaliaikainen seuraaminen korostuu. Nyt jos koskaan pilvipalveluna toimiva taloushallinnon ohjelmisto on kullanarvoinen yritykselle, koska kassavirran seuraaminen ja ennustaminen sekä jatkuva reaaliaikainen näkymä taloustilanteeseen ovat pärjäämisen edellytys.

Pilvipalveluna toimivan sähköisen taloushallinnon ohjelmiston avulla myyntilaskut, ostolaskut, kirjanpito sekä palkanlaskenta voidaan hoitaa internetin välityksellä reaaliaikaisesti, vaivattomasti ja aikaa säästäen.

Sähköinen taloushallinto auttaa tehostamaan yrityksen toimintaa monella eri tasolla. Joustava yhteiskäyttö tilitoimiston kanssa on yksi niistä. Sähköisen taloushallinnon avulla voidaan jättää pois monia päällekkäisiä työvaiheita, jolloin aikaa jää enemmän yrityksen ydinosaamiseen eikä resursseja haaskata aika vieviin rutiinihommiin. Myös tietojen etsiminen onnistuu paljon nopeammin, kun materiaalit ovat sähköisessä muodossa.

Sähköisessä taloushallinnossa näkee helposti, kuinka paljon rahaa on mennyt, paljonko sitä on tulossa ja keneltä ilman että tarvitsisi kirjautua erikseen verkkopankkiin nähdäkseen tilitapahtumat.

Kaikki on reaaliaikaista ja päivitettävää. Raportteja ei enää tarvitse odotella, vaan ne voi hakea nopeasti suoraan ohjelmistosta – voi ennustaa tulevaisuutta menneeseen katsomisen sijasta.

Käteis- ja pankkikorttikuitit voi tallentaa muutamalla näpäytyksellä älypuhelinsovelluksen avulla – ei enää kadonneita kuitteja.

Sähköiset taloushallinto-ohjelmistot toimivat pilvipalveluna, joten päivitykset hoituvat automaattisesti. Ohjelmistoasennuksia tai lisenssi- ja palvelininvestointeja ei tarvita.

Kirjaukset siirtyvät sähköisesti vaiheesta toiseen ja manuaalinen työskentely vähenee, mikä puolestaan pienentää virheiden syntymisen riskiä.

Ostolaskujen käsittely

Ostolaskujen käsittely on yksi taloushallinnon hankalimmista ja työläimmistä prosesseista, joka syö yllättävän määrän resursseja.

Ostolaskujen käsittelyyn kuuluu perinteisesti monta vaihetta: lasku avataan, näpytellään verkkopankissa maksuun, mapitetaan ja siirretään lopulta tilitoimistoon käsiteltäväksi.

Perinteinen ostolaskuprosessi tuo mukanaan lukuisia ongelmia, joista yksi on hitaus. Laskut näkyvät kirjanpidossa viiveellä, jolloin yrityksen todellista taloustilannetta on vaikea hahmottaa. Lasku voi myös hävitä matkalla ja jäädä vahingossa maksamatta.

Sähköisessä taloushallinnossa verkkolaskut saapuvat ohjelmistoon ja ne voi parilla klikkauksella hyväksyä ja siirtää maksuun missä ja milloin vain.

Jos laskuttaja ei pysty lähettämään verkkolaskuja, ostolaskut ohjataan erilliseen postilokero-osoitteeseen tai sähköpostiosoitteeseen, josta tulostuspalvelu skannaa ne ja siirtää ohjelmistoon.

Myyntilaskujen sähköinen lähettäminen

Perinteisessä toimintamallissa myyntilaskut laaditaan laskupohjaa tai laskutusohjelmaa käyttäen. Tämän jälkeen lasku tulostetaan ja lähetetään asiakkaalle joko postitse tai sähköpostitse. Jos lasku lähetetään paperilaskuna, se on laitettava kirjekuoreen ja vietävä postiin. Lisäksi myyntilaskuista tulostetaan vielä kopio tilitoimistoon toimitettavaksi.

Sähköisessä taloushallinnossa laskun voi luoda ja lähettää valitsemallaan tavalla; verkkolaskuna, sähköpostitse tai postitse. Ohjelmisto hoitaa verkkolaskujen lähetyksen operaattorin kautta ja paperilaskujen tulostus- ja postituspalvelun kautta.

Kannattaa myös muistaa 1.4.2020 voimaan astunut verkkolaskulaki. Se tarkoittaa, että yrityksellä tulee olla valmius lähettää laskut verkkolaskuina jos asiakkaina on yrityksiä, kuntia tai Suomen valtio. Laskun vastaanottajalla on oikeus jättää maksamatta laskut, jotka tulevat paperisena tai PDF-muodossa, jos he ovat ilmoittaneet vastaanottavansa vain verkkolaskuja.

Miten hoitaa paperikuitit kirjanpitoon?

Kuittien ja tositteiden säilyttämiseen sekä jatkokäsittelyyn liittyvät toistuvat haasteet ovat yrittäjälle tuttua arkea. Käteis- ja pankkikorttikuitteja kerätään mappiin tai kirjekuoreen ja toimitetaan tilitoimistolle kerran kuukaudessa. Joskus kuitteja on säilytetty pitempäänkin lompakossa, jossa ne ovat rypistyneet ja haalistuneet.

Käyttämällä älypuhelinta ja kuittiskannaussovellusta voi kuitit kuvata ja lähettää sähköisen taloushallinnon ohjelmistoon heti ostoksen tehtyä. Näin kuitit ovat heti tallessa tilitoimiston käsiteltäväksi eivätkä ne pääse katoamaan.

Kirjanpidon ajantasaisuus

Paperisessa kirjanpitomenetelmässä paperiset tositteet ja tiliotteet täytyy toimittaa tilitoimistolle täydellisenä, järjestyksessä ja ajallaan. Pelkästään tähän valmisteluprosessiin voi kulua huomattava määrä aikaa. Tilitoimistossa materiaali tiliöidään ja kirjataan tilitoimiston käyttämään järjestelmään. Mikäli tietoja puuttuu, esimerkiksi jotakin kuittia ei löydy, tilitoimisto pyytää näitä vielä jälkikäteen. Lopuksi tilitoimisto tulostaa ja toimittaa yrittäjälle kausi-ilmoitukset, tuloslaskelmat ja taseet. Näin yrittäjän saamat raportit ovat ainakin kuukauden vanhaa tietoa.

Sähköisessä taloushallinnossa kirjanpito muodostuu kaikista tositteista automaattisesti. Näin yrityksesi taloustilanne on koko ajan tasalla. Näet helposti kuinka paljon rahaa on mennyt, paljonko sitä on tulossa ja keneltä. Kirjanpito on reaaliaikaista. Raportteja ei tarvitse odotella, vaan ne voi hakea nopeasti suoraan ohjelmistosta.

Mihin kirjanpitäjää tarvitaan?

Kun sähköisessä taloushallinnossa kirjanpito muodostuu kaikista tositteista automaattisesti niin mihin sitä kirjanpitäjää enää tarvitaan?

Kirjanpitäjä luo prosessien automatisoinnin ohjelmistoon oletusasetusten avulla. Automatisointi vaatii laajaa tietämystä kirjanpitolaista, arvonlisäverolaista sekä elinkeinoverolaista. Lisäksi aina on kertaluonteisia tapahtumia, joita ei pysty ennakoimaan. Esimerkiksi silloin kun asiakas maksaa laskunsa ilman viitettä.

Ja tietenkin tilinpäätös ja veroilmoitus on myös laadittava vuosittain.

Kun manuaalinen tositteiden tallennustyö jää tilitoimistolta pois, se vapauttaa kirjanpitäjän tietotaidon ja liiketoimintaosaamisen yrittäjän käyttöön. Tällöin kirjanpitäjä voi olla kokonaisvaltainen kumppani tuloksellisessa liiketoiminnassa; tulkita yrityksen tilannetta talousdatan perusteella, kertoa mitä lukuja kannattaa seurata ja miten raportteja ja poikkeamia tulkitaan.

Onko sähköisen taloushallinto –ohjelman käyttäminen vaikeaa?

Jos yrittäjä pystyy hoitamaan talousasioita verkkopankissa, pystyy varmasti hoitamaan yrityksensä talousasioita siihen tarkoitetussa ohjelmistossakin. Käyttäminen ei edellytä it-alan erityisosaamista eikä kirjanpidon täydellistä hallintaa.

Olen Procountor sähköinen taloushallinto –ohjelmiston sertifioitu osaaja. Ohjelmistoa olen käyttänyt vuodesta 2013 lähtien. Tiedän, että joitakin yrittäjiä jännittää siirtyminen sähköiseen ohjelmistoon ja siksi tarjoan Procountorin käyttöönottoa avaimet käteen –periaatteella. Käyttöönottopakettiin sisältyy koulutus ja opastus ohjelman käyttämiseen.

Useimmiten alkuponnistus on pelättyä pienempi ja siirtyminen sähköiseen taloushallintoon onnistuu ammattitaitoisella tuella nopeasti ja kivuttomasti.

Kokemukseni mukaan yrittäjät harmittelevat sähköiseen taloushallintoon siirtymisessä eniten sitä, ettei sitä tehty aiemmin.